Qu’est-ce que Acces ?

Microsoft Access (officiellement Microsoft Office Access) est une base de données relationnelle éditée par Microsoft. Ce logiciel fait partie de la suite Microsoft Office.

MS Access est composé de plusieurs programmes : le moteur de base de données Microsoft Jet, un éditeur graphique, une interface de type Query by Example pour interroger les bases de données, et le langage de programmation Visual Basic for Applications.

Depuis les premières versions, l’interface de Microsoft Access permet de gérer graphiquement des collections de données dans des tables, d’établir des relations entre ces tables selon les règles habituelles des bases de données relationnelles, de créer des requêtes avec le QBE (Query by Example, ou directement en langage SQL), de créer des interfaces homme/machine et des états d’impression. Comme pour les autres logiciels Office, le VBA,Visual Basic for Applications, permet de créer des applications complètes et en réseau local, y compris en utilisant, créant ou modifiant les fichiers (documents Word, classeurs Excel, instances Outlook, etc.) des autres logiciels de la suite sans quitter Access.

Pourquoi vous former au logiciel ACCESS ?

Avec Excel, vous gérez des « Tables » (On les appelle alors des « Tableaux »).

On se heurte à une embûche de taille dans le cas ou vous avez un tableau de clients, auquel vous désirez adjoindre la liste des commandes de ces clients (par exemple). Comme chaque client commande un nombre indéterminé de fois, il est très difficile, voire impossible de gérer ce genre de cas de figure avec Excel.

Access permet de ranger toutes ces données dans différentes tables, liées entre elles (d’ou le terme « Relationnel« ). Il s’agit donc bien d’un Système de gestion relationnelle.

En général, on utilise Excel pour l’immense majorité du travail de bureau ! Il est tellement simple de créer des classeurs et des feuilles, pourquoi s’en passer ?

Par contre, dès que la gestion exige une certaine rigueur, il est nécessaire d’utiliser un programme comme Access, afin d’éviter de se noyer.

Comment procéder?

Microsoft Access n’est pas aussi simple d’approche que les autres logiciels de la suite Office. Il est nécessaire de prévoir en amont un cahier des charges et une organisation des données correcte par rapport au problème à traiter. Découvrez dans cette formation une méthodologie de travail qui vous permettra de construire une base de données de manière efficace et rapide.

Programme

Principe de base

Pour bien commencer, il est indispensable de comprendre les tenants et les aboutissants d’une base de données.

  • La base de données
  • Fonctionnement d’une base de données
  • Un peu de vocabulaire
  • Lier les données
  • Utiliser une base de données
Méthodologie

Access requiert un travail préparatoire en amont relativement important. Comment réaliser ce travail ? Quelles sont les questions à se poser ?

  • Méthodologie pour créer et optimiser un schéma relationnel.
Première utilisation

A l’ouverture d’Access, par où commencer et comment commencer.

  • Découvrir l’interface
  • Créer la base de données
  • La structure de notre base exemple
Les tables

Les tables sont l’élément essentiel de votre future base de données. Comment les construire, comment paramétrer les champs.

  • Organiser et répartir vos données entre différentes tables.
  • Créer des tables, définir les champs.
  • Identifier la clé primaire d’index.
  • Définir les relations et leurs propriétés.
  • Créer une table de jonction pour gérer les relations « plusieurs à plusieurs ».
  • Contrôler la cohérence des données : l’intégrité référentielle.
Les formulaires

Pour nourrir les tables, il est intéressant d’utiliser les formulaires. De plus, lors de la consultation, les données sont bien mises en évidence.

  • Générer des formulaires simples.
  • Appliquer des filtres et des tris.
  • Insérer des contrôles : cases à cocher, boutons d’option, listes déroulantes.
  • Créer des formulaires basés sur des requêtes.
  • Insérer un sous-formulaire.
  • Créer un formulaire double affichage.
  • Utiliser des expressions dans les formulaires.
Les requêtes

Les requêtes sont le pivot de l’exploitation de vos données. Comment les créer et les utiliser.

  • Créer une requête à partir d’une ou plusieurs tables.
  • Mettre au point des requêtes « Sélection ».
  • Insérer des champs calculés.
  • Regrouper les données sur un champ, une expression.
  • Agir sur les données avec les requêtes « Action » :
    • mise à jour ;
    • ajout ;
    • suppression.
Les états

Les états sont une présentation des données sous forme papier. Comment utiliser les assistants pour les créer ?

  • Créer des états colonnes ou tableaux.
  • Ajouter un logo, un en-tête et un pied de page.
  • Mettre au point des rapports structurés : trier, regrouper.
  • Ajouter des totaux, sous-totaux.
  • Mettre en évidence les résultats :
    • la mise en forme conditionnelle.
  • Enregistrer un rapport en PDF.
Petite introduction aux maros
  • Présentation
  • Notre première macro
  • Plus loin dans les macros
  • La notion de condition
Les fonfamentaux de la programmation VBA
  • Mettre en place des procédures et des fonctions.
  • Maîtriser l’utilisation des variables, tests, boucles, tableaux, passage de paramètres.
  • Afficher des messages.
  • Exécuter des commandes par l’instruction DoCmd.
  • Créer des requêtes SQL.

Point fort

  • Approche complète, mise en pratique progressive et acquisition d’une méthode : cette formation offre un véritable tour d’horizon d’Access et permet d’appréhender les différentes étapes de construction d’une BDD relationnelle.
  • Pour vous aider après la formation : les exercices et les exemples de bases de données vous sont remis.
  • Durée de la formatique
  • 24 Heures
  • Prérequis
  • Il est nécessaire de maîtriser et pratiquer régulièrement l’environnement Windows. et d’avoir les connaissances de base sur Excel
  • Tarif
  • Sur devis
  • Type de formation
  • Normale ou en seminaire