Qu’est ce qu’un Dossier d’appel d’offres ?
Un Dossier d’Appel d’Offres (DAO) est par définition un document qu’un maître d’ouvrage, généralement un représentant de l’Etat, élabore à l’intention des entreprises dans le but de sélectionner parmi ces entreprises une qui sera chargée d’exécuter la prestation objet de cet Appel d’Offres, moyennant un coût.
Pour répondre à un appel d’offres, il faut procéder au préalable à plusieurs étapes clés, stratégiques pour l’entreprise. Pour ceux disposant de peu de connaissance dans le domaine, nous les conseillons de solliciter les services d’un expert en la matière.
Les différentes parties d’un dossier d’appel d’offres
Un dossier d’appel d’offres comporte généralement plusieurs parties. Voici quelques unes des parties essentielles d’un DAO :
L’avis d’appel d’offre
L’avis d’appel d’offre (AAO) présente un résumé du dossier d’appel d’offres, généralement sur trois à quatre pages. Il s’agit de la partie du DAO affichée au grand public et publiée dans le journal des marchés et dans certains médias nationaux. Sa publication marque le lancement du marché.
L’Avis d’Appel d’Offres contient généralement les informations suivantes:
- la description des prestations objet du marché;
- le montant prévisionnel du marché;
- le montant de la caution de soumission;
- les principaux critères éliminatoires;
- la date limite de dépôt des offres des soumissionnaires;
- le critère de sélection du gagnant (attributaire).
C’est donc après publication de l’avis d’appel d’offres que les soumissionnaires intéressés se lance dans la constitution de leurs offres de soumission.
Le Règlement Particulier de l’Appel d’Offres (RPAO)
L’avis d’appel d’offres n’est qu’un extrait du règlement particulier de l’appel d’offres. vous comprenez dès lors que le RPAO explique de façons détaillée chacune des dispositions de l’AAO. Par ailleurs, il va bien au delà en donnant toutes les critères à satisfaire pour prétendre gagner.
Ainsi, le RPAO liste toutes les pièces que chaque soumissionnaire doit produire dans son offre de réponse à l’appel d’offres. On regroupe généralement ces pièces en 3 grandes parties comme suit :
- Les pièces administratives: Cette partie liste tous les documents fiscaux que l'entreprise doit produire dans son offre.
- Le dossier technique: Cette partie liste toutes les pièces techniques que l'entreprise doit produire. Elle permet de vérifier si le soumissionnaire a bien compris l'objet de l'appel d'offre. Mais aussi de s'assurer qu'il dispose de personnels, de matériels et de moyens financiers adéquat pour exécuter le marché.
- Le dossier financier: Dans cette partie, l'entreprise présente son devis pour l'exécution du marché, faisant ressortir ses prix et son prix global du marché. En effet, le montant initial du marché n'est qu'une prévision et chaque soumissionnaire doit proposer son montant réel pour exécuter le marché.
Le RPAO fixe tous les critère de sélection de l’attributaire.
Le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP)
Le cahier des clauses administratives particulières fixe toute les clauses contractuelles du marché. Il s’agit dont de la partie de DAO qui présente toutes les dispositions qui vont régir l’exécution du marché si à jamais vous venez à gagner le marché.
Le CCAP vous présente l’équipe d’exécution du projet telle que arrêtée par le code des marché. Il s’agit de toute une commission dont le président est généralement le bénéficiaire de l’ouvrage objet du marché. le CCAP fixe le cadre d’exécution du projet jusqu’à la réception. le CCAP fixe également les sanctions en cas de violation de certaines dispositions pendant cette exécution par l’entreprise. C’est en effet le projet de contrat qui sera signé par le gagnant et contre signé par l’Autorité administrative.
Le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) ou spécifications techniques ou encore Termes de références (TDR)
Le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) fixe toutes les clauses techniques régissant l’exécution du marché. Le nom et le contenu de cette partie varie en fonction du type de prestations:
- Bâtiments et travaux publics (BTP): Lorsqu’une s’agit d’un marché de BTP, cette partie s’appelle CCTP. Elle présente les caractéristiques techniques de l’ouvrage, la qualité des matériaux à utiliser, leur origine, les dosages, etc.
- Fournitures: Dans les marchés de fournitures, cette partie s’appelle spécifications techniques et décrit les fournitures et leurs caractéristiques.
- Services et prestations intellectuelles (SPI): Dans les marchés de services et prestations intellectuelles (SPI), cette partie s’appelle Termes de référence (TDR). Les TDR présentent de façon détaillée en quoi consiste réellement la prestation, bref, toutes les spécifications techniques de la prestation .
Le devis quantitatif et estimatif
Le devis quantitatif et estimatif, généralement présentée sous forme de tableau, liste les différentes tâches d’exécution du marché. Ces tâches sont très souvent regroupées en rubriques pour améliorer la lisibilité.
En plus, chaque soumissionnaire doit donc mettre ses coûts pour chacune des tâches. La sommes des coûts de ces différentes tâches donne le montant hors taxe du marché. Il faudra enfin y ajouter les taxes pour obtenir le montant TTC du marché qui représentant le montant de l’offre du soumissionnaire.
La grille de notation des soumissionnaires
La grille de notation représente la partie du DAO utilisée par la Commission de Passation des Marchés pour noter les soumissionnaires et les départager. Le classement des soumissionnaire découle de cette notation.
Notons par ailleurs que c’est pas toujours le soumissionnaire le plus qualifier techniquement qui gagne le marché. parfois on attribue au moins disant (celui qui a la note technique requise et le montant de l’offre le plus bas), parfois au mieux disant (une combinaison de la note technique et du montant de l’offre).
Les documents annexes de du Dossier d’appel d’offres
Les documents annexes sont entre autres les documents d’étude du projet, les plans de l’ouvrage, les modèles de certaines pièces constitutives de l’offres du soumissionnaires, etc.
Exemple de Dossier d’Appel d’offres
Voici à télécharger un exemple de Dossier d’appel d’offres (DAO) au format pdf:
Télécharger “Exemple de Dossier d'Appel d'Offres (DAO)”
Télécharger la réponse à cet appel d’offres
Comment répondre efficacement à un dossier d’appel d’offres (DAO) dans le but de le remporter ?
Pour répondre efficacement à un appel d’offres, il faut un minimum de connaissances et de pratiques. L’appel d’offres, à travers le Dossier d’Appel d’Offres (DAO) est l’une des procédures les plus contraignantes. Ses étapes restent relativement figées car cette procédure rigoureuse nécessite un apprentissage progressif des entreprises.
Dans le langage des PME, Appel d’offres et marché public sont synonymes. Rédiger une réponse à un Appel d’Offres en vue de le remporter ne s’improvise pas. Il faut savoir constituer l’offre de réponse qu’on appelle en techniquement « soumission à l’appels d’offre« . Le RPAO liste les éléments constitutifs, comme nous avons vu précédemment.
En effet la réponse aux appels d’offres publics nécessite de connaître et respecter certaines étapes génériques, dont les principales suivantes:
- la recherche des publicités de marchés (Avis d'Appel d'Offres) dans le journal des marchés de l'ARMP,
- la sélection des marchés que l'entreprise peut remporter et auxquels elle envisage de répondre (une étape fondamentale),
- l'Achat et le retrait des dossiers de consultation (DAO) des entreprises,
- la rédaction de son dossier de réponse au marché (candidature et offre)
- le suivi de l'attribution du marché
Vous désirez en savoir plus sur l'analyse d'un DAO, alors lisez cet article.
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